Le budget est la traduction chiffrée des objectifs et des plans d'action. Il décrit l'orientation des efforts du manager et de son équipe sur les mois à venir mais qui dit objectifs dit allocations des moyens financiers de l'entreprise afin exécuter les plans d'actions. Comment réussir cette allocation et sur quelle base ?
La définition du budget d'une année donnée passe par trois étapes au préalable: prévision, mesure et action.
La prévision consiste d'abord à analyser les performances du passé afin d'identifier les écarts constatés et d'en tirer les conclusions qu'il faut pour le futur. L'analyse porte essentiellement sur les causes internes ou externes ou exceptionnels des écarts afin d'évaluer l'efficacité des plans d'actions entrepris précédemment en prenant en considération les remontées du terrain pour valider les prévisions d'activités.
Les écarts relevés peuvent être de plusieurs d'ordres:
- Ecarts de volume
- Ecarts de chiffre d'affaire par produit
- Ecarts de change: taux de change, coût du baril de pétrole...
- Ecarts budgétaire: de rendement, de consommation...
- Événement exceptionnel: procès en cours, catastrophe naturelle...
En somme, l'étude du passé permet de trouver des solutions pour éviter dans le futur les erreurs déjà commises auparavant.
Ensuite, il faut définir les objectifs et les plans d'actions en s'appuyant sur chaque fonction et processus au sein de l'entreprise. A chaque objectif correspond un plan d'actions qui influencent la performance globale de l'entreprise, donc chaque plan doit tirer profit des forces, menaces, faiblesses et opportunités de l'activité en question afin de favoriser la croissance et la rentabilité et améliorer la productivité.
Après, il est nécessaire de valoriser ses coûts et ses marges en s'appuyant sur les réalisations de l'année précédente en éliminant les éléments non répétitifs et en proposant des actions de progrès. La connaissance des coûts fixes et variables facilite la simulation budgétaire en faisant ressortir l'incidence d'une variation d'activité sur le coûts et les résultats. La marge sur coûts directs permet également de décider si l'activité en question doit être réalisé en interne ou l'externaliser pour ce concentrer sur la spécialité de l'entreprise.
Enfin, tout compte fait, les managers peuvent chiffrer leur budget en s'appuyant sur tous les éléments évoqués précédemment.
Source: B.Bachy, C.Harache (2010), Toute la fonction management, édition dunod.
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